Cách cài đặt IP cho máy photocopy Ricoh bằng Web Image Monitor

Chào mọi người, bên cạnh việc nhập địa chỉ IP trực tiếp trên màn hình máy photocopy, một số dòng Ricoh còn cho phép người dùng kiểm tra và thay đổi cấu hình mạng thông qua Web Image Monitor. Cách này khá thuận tiện vì có thể thao tác trên máy tính, đặc biệt khi màn hình điều khiển của máy photocopy nhỏ hoặc khó nhập số.

Mình chia sẻ lại cách cài đặt IP cho máy photocopy Ricoh bằng Web Image Monitor để mọi người tham khảo. Tên menu có thể khác nhau tùy model và phiên bản hệ thống, nhưng quy trình thực hiện nhìn chung khá giống nhau.

Web Image Monitor là gì?
Web Image Monitor là giao diện quản lý máy photocopy Ricoh thông qua trình duyệt. Khi máy tính và máy photocopy cùng nằm trong một hệ thống mạng, người dùng có thể nhập địa chỉ IP của máy Ricoh vào trình duyệt để truy cập giao diện này.

Tại đây, người dùng có thể kiểm tra:

• Trạng thái hoạt động của máy photocopy.
• Khay giấy và khổ giấy đang sử dụng.
• Thông tin mực và vật tư.
• Lịch sử công việc in, scan hoặc sao chụp.
• Cấu hình mạng của thiết bị.
• Danh bạ scan và một số cài đặt hệ thống.
• Thông báo lỗi đang xuất hiện trên máy.

Muốn sử dụng phương pháp này, máy photocopy phải có một địa chỉ IP hiện tại và vẫn kết nối được với mạng LAN.

Cách tìm địa chỉ IP hiện tại của máy Ricoh
Nếu chưa biết IP của máy photocopy, mọi người có thể kiểm tra trên bảng điều khiển bằng cách vào phần cài đặt mạng. Đường dẫn tham khảo:

User Tools/Counter → System Settings → Interface Settings → Network → Machine IPv4 Address

Với các dòng sử dụng Smart Operation Panel, có thể vào:

Settings → Machine Features Settings → System Settings → Interface Settings

Ngoài ra, người dùng có thể in trang cấu hình hệ thống. Trên trang này thường hiển thị địa chỉ IPv4, Subnet Mask, Gateway và địa chỉ MAC của máy.

Ví dụ địa chỉ hiện tại của máy là:

192.168.1.150

Hãy ghi lại địa chỉ này để truy cập Web Image Monitor trên máy tính.

Kiểm tra máy tính có kết nối được với máy photocopy không
Trước khi mở trình duyệt, nên kiểm tra kết nối bằng lệnh ping:

1. Nhấn tổ hợp phím Windows + R.
2. Nhập cmd rồi nhấn Enter.
3. Nhập lệnh ping 192.168.1.150.
4. Chờ kết quả phản hồi.

Nếu nhận được phản hồi từ địa chỉ trên, máy tính và máy photocopy đang kết nối được với nhau. Nếu xuất hiện thông báo hết thời gian chờ, cần kiểm tra lại dây mạng, dải IP hoặc thiết bị mạng trước khi tiếp tục.

Các bước cài đặt IP bằng Web Image Monitor
Bước 1: Truy cập giao diện quản lý Ricoh
Mở Chrome, Microsoft Edge hoặc trình duyệt đang sử dụng. Nhập địa chỉ IP hiện tại của máy photocopy vào thanh địa chỉ:

192.168.1.150

Nếu kết nối bình thường, trang Web Image Monitor sẽ xuất hiện. Tại đây, người dùng có thể xem trạng thái máy nhưng chưa chắc đã thay đổi được cấu hình.

Bước 2: Đăng nhập quyền quản trị
Chọn mục Login ở góc trên giao diện. Việc thay đổi thông số mạng thường yêu cầu tài khoản quản trị.

Nếu máy thuộc văn phòng hoặc doanh nghiệp, nên hỏi người phụ trách thiết bị để lấy thông tin đăng nhập. Không nên tự ý thay đổi mật khẩu hoặc đặt lại cấu hình vì có thể làm mất các thiết lập scan, danh bạ và quản lý người dùng đang có.

Bước 3: Mở phần cấu hình mạng
Sau khi đăng nhập, tìm đến khu vực:

Device Management → Configuration → Network → IPv4

Tùy model, tên mục có thể hiển thị là Network, IPv4, Interface Settings hoặc IPv4 Configuration.

Tại đây, người dùng có thể xem địa chỉ IP, Subnet Mask, Gateway và chế độ nhận IP của máy.

Bước 4: Chuyển sang IP cố định
Nếu máy đang nhận IP tự động, hãy chuyển từ DHCP sang chế độ chỉ định địa chỉ thủ công. Sau đó nhập thông số phù hợp với mạng văn phòng.

Ví dụ:

• IP Address: 192.168.1.200
• Subnet Mask: 255.255.255.0
• Default Gateway: 192.168.1.1

Các thông số này chỉ mang tính minh họa. Trước khi nhập, cần kiểm tra dải mạng thực tế và chắc chắn địa chỉ IP mới chưa được thiết bị khác sử dụng.

Bước 5: Lưu cấu hình
Nhấn OK, Apply hoặc Save để lưu thay đổi. Khi địa chỉ IP mới được áp dụng, trình duyệt có thể báo mất kết nối. Đây là hiện tượng bình thường vì địa chỉ cũ không còn được máy photocopy sử dụng.

Sau đó, hãy nhập IP mới vào trình duyệt:

192.168.1.200

Nếu Web Image Monitor xuất hiện trở lại, cấu hình IP mới đã có hiệu lực.

Đổi IP xong có cần cài lại driver không?
Thông thường không cần cài lại driver nếu driver hiện tại vẫn phù hợp với model máy. Tuy nhiên, người dùng phải cập nhật cổng in vì máy tính có thể vẫn gửi lệnh đến địa chỉ IP cũ.

Cách thực hiện trên Windows:

1. Mở Control Panel.
2. Chọn Devices and Printers.
3. Nhấp chuột phải vào máy in Ricoh.
4. Chọn Printer Properties.
5. Mở tab Ports.
6. Chọn Add Port hoặc Configure Port.
7. Nhập địa chỉ IP mới.
8. Lưu lại và in trang kiểm tra.

Nếu nhiều máy tính cùng sử dụng máy photocopy, cần cập nhật cổng TCP/IP trên từng máy hoặc thay đổi cấu hình tại máy chủ in nếu văn phòng sử dụng print server.

Lưu ý khi thay đổi địa chỉ IP
Trong quá trình cài đặt, mọi người nên chú ý:

• Ghi lại thông số cũ trước khi thay đổi.
• Không đặt IP trùng với modem, router hoặc thiết bị khác.
• Đảm bảo máy tính và máy photocopy cùng dải mạng.
• Không sao chép nguyên IP minh họa trên mạng.
• Hạn chế thay đổi những mục không liên quan.
• Cập nhật lại cổng in sau khi đổi IP.
• Kiểm tra các chức năng scan nếu chúng đang sử dụng địa chỉ mạng cũ.

Nếu văn phòng có nhiều VLAN, nhiều lớp mạng hoặc hệ thống được bộ phận IT quản lý, hãy xin thông số trước khi cài đặt.
Tham khảo: ricohhcm.vn/kien-thuc/cai-dat-ip-cho-may-photocopy-ricoh.html

Kết luận
Cài đặt IP cho máy photocopy Ricoh bằng Web Image Monitor giúp người dùng thao tác thuận tiện ngay trên máy tính. Tuy nhiên, phương pháp này chỉ thực hiện được khi đã biết IP hiện tại và máy photocopy vẫn còn kết nối với mạng.

Sau khi đổi địa chỉ, cần truy cập lại bằng IP mới, kiểm tra lệnh ping và cập nhật Standard TCP/IP Port trên máy tính. Nếu không xác định được dải mạng hoặc không có quyền quản trị, mọi người nên nhờ bộ phận IT hay kỹ thuật viên hỗ trợ để tránh làm gián đoạn hoạt động in và scan.