Những Điều Cần Lưu Ý Khi Thuê Dịch Vụ Vận Chuyển Văn Phòng

1. Kinh nghiệm chuyển văn phòng - tìm văn phòng mới

Văn phòng là khu vực giao dịch quan trọng. Có thể nói đóng vai trò quyết định đến sự tăng trưởng của công ty. Do vậy kinh nghiệm chuyển văn phòng cần đặc biệt lưu ý trong khâu tìm cơ quan mới. Dưới đây là một số tiêu chí để bạn xác định nhu cầu của mình cũng như chọn được văn phòng có đặc điểm phù hợp:

Mục đích thuê văn phòng mới là gì: Để mở rộng hay thu hẹp không gian làm việc? Kế hoạch buôn bán của doanh nghiệp trong hiện ở và tương lai có tác động tới yêu cầu kiếm tìm văn phòng mới hoặc không?

Ngân sách: chi phí để thuê văn phòng mới hàng hóa tháng là bao nhiêu? Mức giá dành để thuê dịch vụ chuyển văn phòng là bao nhiêu?

Chuyển văn phòng mới cầu lưu ý về những yếu tố: Giao thông, chỗ đậu xe, đưa vào dùng ngay hay phải thiết kế lại, hệ thống điện nước, an toàn cháy nổ, thang máy,...để sắp xếp thời gian lên kế hoạch chuyển văn phòng cụ thể.

Thời gian: thời gian chấm dứt hợp đồng với nơi cũ, thời gian văn phòng mới chuẩn bị sẵn sàng, ngày tốt chuyển văn phòng lao động,...

Các vấn đề khác: Phong thủy, quán xá dịch vụ ở xung quanh,...

Tìm hiểu kỹ một số địa điểm, so sánh về mức giá và những vấn đề xung quanh để chọn thuê văn phòng phù hợp nhất.

Lúc đã thuê được khu vực ưng ý, cần tiến hành thiết kế hoặc nâng cấp, sơn sửa, dọn dẹp lại trước khi chuyển văn phòng đến.

Lên sơ đồ vị trí cho nhân viên, phòng ban ở văn phòng mới

Việc kiếm tìm văn phòng mới nên được tiến hàng hóa trước thời gian chuyển văn phòng tối thiểu là 2 tháng. Và chốt địa điểm cuối cùng trước 1 tháng. Để có đủ thời giờ cho việc chuẩn bị chuyển dọn và các hồ sơ có liên quan khác.
Ngoài ra để tìm đơn vị dọn nhà trọn gói uy tín những bạn có thể Tham khảo thêm ở kienvangvietnam.com để được giúp đỡ tư vấn chi tiết nhé!


Hai. Kinh nghiệm chuyển văn phòng doanh nghiệp - những bước cụ thể

Hai.1. 1 Tháng trước ngày chuyển dọn

Chọn ngày rất tốt chuyển văn phòng là kinh nghiệm quan trọng. Nhưng nên ưu tiên chọn thời gian nào ít tác động tới hoạt động của công ty nhất. Vì chắc chắn khi khu vực làm việc thay đổi, thì các giao dịch sẽ bị gián đoạn, nhân viên của bạn cũng khó có thể tập trung lao động với khách hàng. Thời điểm tuyệt vời nên là cuối tuần, hay vào các tháng ít khách giao dịch (trước hay sau Tết nguyên đán, ngày Hoàng Đạo của tháng 7 âm lịch,...)

Lên danh sách những đồ đạc cần chuyển dọn, số lượng nhân viên, các line điện thoại hiện có để bố trí lại ở văn phòng mới.

Bạn nên thanh lý những đồ đạc, bàn ghế không có còn dùng nữa để giảm vận tải công việc chuyển dọn, tiết kiệm chi phí chuyển văn phòng và tạo nguồn thu cho công ty.

Tiến hành bàn giao, thanh lý hợp đồng thuê văn phòng cũ, hợp đồng internet, dịch vụ điện, nước, wifi, giao thư,...

Thực hiện các thủ tục chuyển văn phòng doanh nghiệp như khai báo thuế, nộp giấy tờ phòng đăng ký buôn bán, đăng ký lại thông tin với cơ quan thuế,...

Trong quá trình giao dịch với khách hàng, cần thông báo về việc chuẩn bị chuyển văn phòng công ty để người sử dụng không bị bất ngờ.

Theo kinh nghiệm chuyển văn phòng của vận tải Kiến Vàng, bạn cần phân công nhiệm vụ cho từng phòng ban. Thông thường mỗi phòng nên có một người đứng ra chịu nghĩa vụ tổng quan để đơn giản sắp xếp và rà soát hơn.

Hai.2. 1 - Hai tuần trước ngày chuyển dọn

Lần lượt thay đổi địa chỉ trên các giấy tờ, công văn, hợp đồng, card visit, trên website và bất kì thông tin nào có liên quan đến địa chỉ của doanh nghiệp

Thông báo sự thay đổi địa chỉ văn phòng công khai đến người sử dụng bằng email, điện thoại, website, các mạng xã hội như Facebook, Zalo, Instagram,...

Yêu cầu nhân viên đóng gói những loại đồ đạc cá nhân. Đóng gói các loại hồ sơ thủ tục quan trọng và các đồ đạc khác gọn gàng. Cùng lúc ghi chú cụ thể để không có bị nhầm lẫn.

Kinh nghiệm chuyển văn phòng quan trọng: thời gian một tuần trước ngày chuyển dọn cần liên hệ xin phép tòa nhà tại cả nơi đi và nơi đến để được dùng thang máy, ra vào tầng hầm.

2.3. Trong ngày chuyển dọn

Cần 4 vị trí qua trọng. 1 Người giám sát tổng thể. Người này sẽ chịu nghĩa vụ lao động với đơn vị chuyển dọn và giải quyết các vấn đề nảy sinh, báo cáo cho ban lãnh đạo công ty kịp thời. Ngoài ra, cần phân công 2 người giám sát tại 2 đầu: Văn phòng cũ và văn phòng mới. Và cuối cùng, 1 người áp tải (đi theo xe vận chuyển chuyển văn phòng) nhằm đảm bảo không có sự mất mát đồ đạc và mọi thứ diễn ra đúng kế hoạch.

Việc chuyển dọn nên được tiến hành tuần tự từng phòng ban. Hết phòng này sẽ chuyển phòng khác để không có bị lẫn lộn đồ đạc.

Trong trường hợp xảy ra bất kỳ sự cố gì, cần báo ngay cho người kiểm soát. Nếu đồ hư hỏng hay mất mát, các bên phải ký biên bản công nhận để sau này có căn cứ giải quyết.

Doanh nghiệp của bạn nên có bổn phận vệ sinh văn phòng cũ sau đi dọn đi. Trả lại hiện trạng hoàn hảo cho đơn vị chủ quản. Đó là việc mà một doanh nghiệp giỏi nên làm.

3. Một số kinh nghiệm chuyển văn phòng làm việc cần lưu ý

Ngoài các việc cần làm trên, có một số kinh nghiệm chuyển văn phòng khác bạn nên Tham khảo để loại bỏ mọi rắc rối có thể xảy ra như:

Để bảo đảm không bỏ sót bất cứ việc gì kho chuyển văn phòng, bạn nên biết cách lập kế hoạch chuyển văn phòng chi tiết.

Chia đều nhiệm vụ cho các bộ phận, hoặc một vài người chịu trách nhiệm để giảm vận chuyển gánh nặng.

Kiếm tìm đơn vị chuyển văn phòng trọn gói uy tín, có kinh nghiệm và giá cả hợp lý

Cân đối ngân sách cho thời kỳ chuyển văn phòng doanh nghiệp, hỏi kỹ về những khoản phí để tránh trường hợp phát sinh

Nếu như bạn tin tưởng vấn đề phong thủy, nên làm lễ nhập trạch văn phòng doanh nghiệp để cầu mong sự thịnh vượng, kinh doanh trơn tru, thuận buồm xuôi gió.

Hy vọng rằng với những kinh nghiệm chuyển văn phòng, chuyển cơ quan lao động trên sẽ giúp bạn chuẩn bị cực tốt hơn cho việc chuyển khu vực lao động. Chúc công ty của bạn đại cát đại lợi ích khi chuyển đến văn phòng mới!